Главная > Измерительное > Отчет по бюджету в 1с упп. – Концепция подсистемы с примерами


Отчет по бюджету в 1с упп. – Концепция подсистемы с примерами




Бюджетирование в 1С:УПП в первую очередь необходимо для планирования и анализа деятельности предприятия. Оно позволяет строить практически любые отчёты, как плановые, так и фактические.

Бюджетирование в 1С:УПП – относительно замкнутая и обособленная от других подсистема в "1С:Управление Производственным Предприятием", живет своей отдельной жизнью:

  • Имеет свои собственные документы и регистры учета, собственный план счетов;
  • Имеет свою собственную методику отражения хозяйственных операций;
  • Имеет свои собственные отчеты.

Бюджетирование в 1С:УПП находится как бы в стороне от общего учета. Эта подсистема позволяет с помощью описанных правил "затягивать" в себя информацию. Это может быть фактическая учетная информация или информация, влияющая на плановые данные. На самом деле факт и план в бюджетировании отличаются только одним – факт хранится с ПУСТЫМ сценарием. Затянуть фактические данные можно легко и просто документом "Учет фактических данных по бюджетам", а плановые "Расчётом по модели бюджетирования". Но для этого надо разобраться с "правилами", которые в 1С:УПП называются "источники данных для расчётов бюджетирования".

Они позволяют обратиться к любой подсистеме 1С:УПП, причём можно написать произвольный запрос.

Бюджетирование в 1С:УПП связано с другими подсистемами только через:

  • Механизм подключения источников данных
  • Несколько общих справочников (Например, для подсистем бюджетирования и объемно-календарного планирования используется единый справочник сценариев)

Специфика подсистемы бюджетирования в 1С:УПП отчасти определяется тем, что сам метод бюджетирования представляет собой симбиоз двух существенно различных методов: многовариантного планирования на будущее, и метода двойной записи, используемого в "посмертном" бухгалтерском учете.

Назначение подсистемы бюджетирование в 1С:УПП

  • Планирование на любой период движения средств и финансового состояния компании в целом:

    • *В разрезе оборотов по статьям бюджетов

    *В разрезе остатков по плану счетов бюджетирования

  • Составление бюджетов компании:

    • *Бюджет доходов и расходов,

    *Бюджет движения денежных средств,

    *Прогнозный баланс,

    *Другие оборотные бюджеты

  • Контроль плановых и фактических данных:

    • *Анализ отклонений плановых и фактических данных

    *На соответствие установленным целевым показателям

  • Контроль расходования средств

    • * Соответствие текущих планов рабочему плану на период

    * Анализ исполнения бюджетных заявок

  • Составление сводной отчетности

Основные принципы организации хранения данных в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Для планирования деятельности есть три базовых сущности учета и анализа:

  • Статьи оборотов

    • *Нужны для обозначения тех или иных финансовых операций, которые регистрируются при бюджетировании

  • Центры финансовой ответственности (ЦФО)

    • *Определяют подразделения или иные бизнес-единицы, отвечающие за исполнение перечня бюджетных показателей

  • План счетов бюджетирования

    • *Определяет структуру ресурсов предприятия, значимых для бюджетирования

Планирование в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Планирование ведется для предприятия в целом, без учета деления на организации

Объектом планирования подсистемы бюджетирования в 1С:УПП является бюджетная операция. Для каждой операции может быть указана своя валюта.

Для каждого вида операции есть объект, который её описывает - статья оборотов по бюджетам.

Операции точно так же, как и в БУ изменяют состояние счетов. Только в подсистеме бюджетирование 1С:УПП это свой план счетов, который пользователь может настроить по своему усмотрению и проводки тоже настраивает пользователь для каждой статьи оборотов.

А уже из статей оборотов и счетов, расположенных в нужном порядке, формируются бюджеты, например, БДДС или БДР. Это позволяет, ввести один раз оборот по статье (Например, "Поступление оплаты от покупателей") и эта цифра попадёт сразу в несколько бюджетов.

Статьи оборотов могут быть зависимыми друг от друга. Например, если мы купили товар, то должны сделать оплату поставщику.

Планирование может быть детализировано по следующим аналитическим разрезам:

*В подсистеме бюджетирование в 1С:УПП организована поддержка сценариев планирования. Это дает:

  • Возможность хранения вариантов и версий планов
  • Возможность планирования с различной временной детализацией (день, неделя, месяц, квартал, год)
  • Для каждого сценария есть возможность использования отдельной валюты и/или независимо редактируемой линейки курсов валют

*Для хранения информации о статьях оборотов используется справочник Статьи оборотов по бюджетам

При установке соответствующих флажков в статье оборотов настраивается ведение учета по количеству, сумме, контрагентам и номенклатуре. Дополнительно могут быть выбраны значения, которые будут использоваться системой в качестве значений по умолчанию: для количественного учета можно выбрать единицу измерения, для суммового учета – валюту, для учета по контрагентам – основного контрагента, для учета по номенклатуре - номенклатуру.

На закладке Проводки указывается способ отражения оборотов по статье на плане счетов бюджетирования. Вводятся счета и коэффициенты для получения значений суммы и количества в проводке на основании суммы и количества бюджетной операции. По этим данным формируются проводки при проведении бюджетной транзакции.

Одновременно может быть указано несколько проводок.

*Справочник Центры финансовой ответственности (ЦФО) предназначен для хранения информации о центрах финансовой ответственности – структурных подразделениях организации.

Для ЦФО можно указать его вид в справочнике Виды ЦФО.

*Ведение аналитики по Проектам позволяет увеличить степень детализации бюджетирования, сопоставлять в этом разрезе данные бюджетирования, объемно-календарного планирования и фактического учета.

Управление проектами в программе 1С:УПП устанавливается в настройках параметров учета.

*Ведение бюджетных операций по Контрагенту позволяет более точно указывать плановые обороты. Например, плановые обороты расходов денежных средств можно вести в разрезе поставщиков.

*В качестве разрезов аналитики Номенклатура используются элементы справочников Номенклатура и Номенклатурные группы, в зависимости от детализации сценария планирования. В бюджетировании в 1С:УПП не используется аналитика по характеристикам или сериям номенклатуры.

Бюджетирование в 1С:УПП в первую очередь необходимо для планирования и анализа деятельности предприятия. Оно позволяет строить практически любые отчёты, как плановые, так и фактические.

Бюджетирование в 1С:УПП - относительно замкнутая и обособленная от других подсистема в "1С:Управление Производственным Предприятием", живет своей отдельной жизнью:

  • Имеет свои собственные документы и регистры учета, собственный план счетов;
  • Имеет свою собственную методику отражения хозяйственных операций;
  • Имеет свои собственные отчеты.

Бюджетирование в 1С:УПП находится как бы в стороне от общего учета. Эта подсистема позволяет с помощью описанных правил "затягивать" в себя информацию. Это может быть фактическая учетная информация или информация, влияющая на плановые данные. На самом деле факт и план в бюджетировании отличаются только одним – факт хранится с ПУСТЫМ сценарием. Затянуть фактические данные можно легко и просто документом "Учет фактических данных по бюджетам", а плановые "Расчётом по модели бюджетирования". Но для этого надо разобраться с "правилами", которые в 1С:УПП называются "источники данных для расчётов бюджетирования".

Они позволяют обратиться к любой подсистеме 1С:УПП, причём можно написать произвольный запрос.

Бюджетирование в 1С:УПП связано с другими подсистемами только через:

  • Механизм подключения источников данных
  • Несколько общих справочников (Например, для подсистем бюджетирования и объемно-календарного планирования используется единый справочник сценариев)

Специфика подсистемы бюджетирования в 1С:УПП отчасти определяется тем, что сам метод бюджетирования представляет собой симбиоз двух существенно различных методов: многовариантного планирования на будущее, и метода двойной записи, используемого в "посмертном" бухгалтерском учете.

Назначение подсистемы бюджетирование в 1С:УПП

  • Планирование на любой период движения средств и финансового состояния компании в целом:

*В разрезе оборотов по статьям бюджетов

*В разрезе остатков по плану счетов бюджетирования

  • Составление бюджетов компании:

*Бюджет доходов и расходов,

*Бюджет движения денежных средств,

*Прогнозный баланс,

*Другие оборотные бюджеты

  • Контроль плановых и фактических данных:

*Анализ отклонений плановых и фактических данных

*На соответствие установленным целевым показателям

  • Контроль расходования средств

* Соответствие текущих планов рабочему плану на период

* Анализ исполнения бюджетных заявок

  • Составление сводной отчетности

Основные принципы организации хранения данных в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Для планирования деятельности есть три базовых сущности учета и анализа:

  • Статьи оборотов

*Нужны для обозначения тех или иных финансовых операций, которые регистрируются при бюджетировании

  • Центры финансовой ответственности (ЦФО)

*Определяют подразделения или иные бизнес-единицы, отвечающие за исполнение перечня бюджетных показателей

*Определяет структуру ресурсов предприятия, значимых для бюджетирования

Планирование в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Планирование ведется для предприятия в целом, без учета деления на организации

Объектом планирования подсистемы бюджетирования в 1С:УПП является бюджетная операция. Для каждой операции может быть указана своя валюта.

Для каждого вида операции есть объект, который её описывает - статья оборотов по бюджетам .

Операции точно так же, как и в БУ изменяют состояние счетов. Только в подсистеме бюджетирование 1С:УПП это свой план счетов , который пользователь может настроить по своему усмотрению и проводки тоже настраивает пользователь для каждой статьи оборотов.

А уже из статей оборотов и счетов, расположенных в нужном порядке, формируются бюджеты, например, БДДС или БДР. Это позволяет, ввести один раз оборот по статье (Например, "Поступление оплаты от покупателей") и эта цифра попадёт сразу в несколько бюджетов.

Статьи оборотов могут быть зависимыми друг от друга. Например, если мы купили товар, то должны сделать оплату поставщику.

Планирование может быть детализировано по следующим аналитическим разрезам:

*В подсистеме бюджетирование в 1С:УПП организована поддержка сценариев планирования . Это дает:

· Возможность хранения вариантов и версий планов

· Возможность планирования с различной временной детализацией (день, неделя, месяц, квартал, год)

· Для каждого сценария есть возможность использования отдельной валюты и/или независимо редактируемой линейки курсов валют

*Для хранения информации о статьях оборотов используется справочник


При установке соответствующих флажков в статье оборотов настраивается ведение учета по количеству, сумме, контрагентам и номенклатуре. Дополнительно могут быть выбраны значения, которые будут использоваться системой в качестве значений по умолчанию: для количественного учета можно выбрать единицу измерения, для суммового учета – валюту, для учета по контрагентам – основного контрагента, для учета по номенклатуре - номенклатуру.

На закладке Проводки указывается способ отражения оборотов по статье на плане счетов бюджетирования. Вводятся счета и коэффициенты для получения значений суммы и количества в проводке на основании суммы и количества бюджетной операции. По этим данным формируются проводки при проведении бюджетной транзакции.

Одновременно может быть указано несколько проводок.

*Справочник Центры финансовой ответственности (ЦФО) предназначен для хранения информации о центрах финансовой ответственности – структурных подразделениях организации.

Для ЦФО можно указать его вид в справочнике Виды ЦФО.

*Ведение аналитики по Проектам позволяет увеличить степень детализации бюджетирования, сопоставлять в этом разрезе данные бюджетирования, объемно-календарного планирования и фактического учета.

Управление проектами в программе 1С:УПП устанавливается в настройках параметров учета.

*Ведение бюджетных операций по Контрагенту позволяет более точно указывать плановые обороты. Например, плановые обороты расходов денежных средств можно вести в разрезе поставщиков.

*В качестве разрезов аналитики Номенклатура используются элементы справочников Номенклатура и Номенклатурные группы, в зависимости от детализации сценария планирования. В бюджетировании в 1С:УПП не используется аналитика по характеристикам или сериям номенклатуры.

Спасибо!

ВВЕДЕНИЕ

Статья является первой частью методического пособия, в котором излагаются основы разработки бюджетов в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8» (далее 1С:УПП). После знакомства с основными элементами подсистемы разобраны простейшие примеры построения Бюджета продаж и Бюджета производства . Подробный вариант статьи изложен в прилагаемом файле (upp1. zip).

1. ПОДСИСТЕМА «БЮДЖЕТИРОВАНИЕ» В 1С:УПП

1.1. Основные элементы подсистемы «Бюджетирование»

Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов хозяйственной деятельность компании, ее подразделений, исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в корректирующем воздействии на отклонения их исполнения. Планирование в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций.

Бюджетная операция похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

В бюджетной операции не указываются детали, которые не существенны для финансового планирования: конкретные расчетные банковские счета предприятия, с которых и на которые будут поступать денежные средства, конкретные подотчетные лица и т.д. Дату достаточно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата периода. В то же время в бюджетной операции фиксируются значения следующих аналитических разрезов:

  • сценарий планирования;
  • статья оборотов;
  • валюта операции;
  • центр финансовой ответственности (ЦФО);
  • проект;
  • контрагент;
  • номенклатура.

Сценарий планирования - это средство для разделения нескольких вариантов финансовых планов в системе. В разрезе сценариев ведется планирование продаж, производства, закупок. Это позволяет сопоставлять данные бюджетов с данными системы планирования.

В сценарии определяются следующие параметры:

  • детализация планирования (укрупненное планирование или планирование с точностью до элементов аналитического учета);
  • периодичность (временной интервал, который определяет детализацию планирования по календарным периодам: год, квартал, месяц, неделя, день);
  • способ планирования (циклическое планирование сразу на несколько последовательных периодов одинаковой продолжительности, скользящее планирование, когда очередной период планирования открывается по мере окончания предыдущего, планирование на определенный интервал времени);
  • валюта планирования;
  • признак использования отдельной линейки курсов валют для сценария (что позволяет подготовить несколько сценариев развития ситуации в зависимости от разных прогнозов динамики изменения курсов валют операций).

Статьи оборотов являются ключевыми элементами подсистемы «Бюджетирование». Они служат для детализации оборотов предприятия при составлении бюджетов и анализе фактической информации. Статьи оборотов характеризуются следующими параметрами:

  • признаки ведения учета по сумме и по количеству;
  • признаки ведения оборотов по номенклатуре и контрагентам;
  • источники получения фактических данных (указание связи между статьей оборотов и реквизитами управленческого и бухгалтерского учета, что необходимо для автоматического сопоставления плановых и фактических показателей) и др.

Статья оборота бюджетной операции соответствует сочетанию счета дебета и счета кредита счетов бюджетирования или совокупности таких сочетаний, которые устанавливаются в свойствах статьи оборота.

Одному обороту соответствует одна или несколько бюджетных проводок, характеризующих перемещение денежных средств между счетами плана счетов бюджетирования. Причем в случае использования нескольких бюджетных проводок общая сумма оборота распределяется между ними пропорционально коэффициентам, указываемым в свойствах статьи оборота.

Справочник Статьи оборотов по бюджетам имеет иерархическую структуру. В нем можно вводить группы, например, Доходы и Расходы.

Счета бюджетирования служат для отражения планируемых остатков средств. В системе 1С:УПП по каждому из счетов можно организовать количественный и валютный учет, а также ведение аналитического учета в разрезе подразделений, номенклатуры и т.п. Совокупность всех счетов представлена планом счетов бюджетирования.

План счетов бюджетирования напоминает упрощенный план счетов бухгалтерского учета. Фрагменты плана счетов бюджетирования, принятого в типовой конфигурации 1С:УПП приведены в табл. 1.1. Жирным шрифтом выделены те счета, которые в дальнейшем будут использоваться в рассматриваемых ниже примерах.

Таблица 1.1

План счетов бюджетирования

Код счета

Наименование

Активный(А)/ Пассивный(П)

Внеоборотные активы

Основные средства

Инвестиционная собственность

Амортизация инвестиционной собственности

Текущие активы

Сырье и материалы

Незавершенное производство

Основное производство

Готовая продукция

Дебиторская задолженность, текущая

Задолженность покупателей и заказчиков за вычетом резервов, текущая

Задолженность покупателей, текущая

Денежные средства и их эквиваленты

Счета в банках

Собственный капитал и резервы

Собственный капитал

Акционерный капитал, обыкновенные акции

Текущие обязательства

Кредиты и займы, включая выплату процентов, текущие

Обязательства по оплате труда, текущие

Текущая кредиторская задолженность

Расчеты с поставщиками и подрядчиками, текущие

Прочие обязательства

Дивиденды к выплате

Выручка

Налог на прибыль

В этом плане коды счетов установлены так, что каждый последующий разряд предназначен для более детального разделения счета. Так, например, на счете 200 собирается информация по всем текущим активам, на счете 203 представлены запасы, на счете 208 - денежные средства, на счете 2081 - счета в банках.

Бюджеты предназначены для группировки результатов ввода хозяйственных операций по различным направлениям хозяйственной деятельности предприятия. Так, например, выделяют: бюджет продаж для учета реализации товаров и услуг, бюджет материалов для учета материалов и т.п.

Источники данных для формирования строк бюджетов могут быть следующих видов:

  • счета бюджета - указываются счета бюджетирования, остатки по которым выводятся и контролируются при формировании бюджета;
  • статьи бюджета - указываются статьи оборотов, данные по которым включаются в строку бюджета.

Подразделения -- это элементы финансовой структуры предприятия. Так, в качестве отдельных подразделений можно выделить: отдел продаж, производство, администрацию и т. д.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) - это подразделение предприятия, которое является самостоятельным объектом бюджетного процесса. Конфигурация предусматривает несколько видов ЦФО: центр дохода, центр затрат и др. ЦФО является одним из реквизитов подразделения.

При настройке информационной системы прежде всего заполняются справочники: Сценарии, Подразделения, Номенклатура Валюты и т. п., при необходимости корректируется План счетов бюджетирования .

Центральным звеном подсистемы являются статьи оборотов по бюджетам, с помощью которых вводятся бюджетные операции. На основании введенных бюджетных операций строятся различные отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость, Отчет по Бюджету продаж и т. п.

1.2. Способы ввода бюджетных операций

В системе 1С:УПП существуют различные способы ввода бюджетных операций.

В данном пособии мы рассмотрим следующие из них:

  • с помощью документа Бюджетная операция ;
  • с помощью пакетного ввода бюджетных операций;
  • с использованием зависимостей между статьями оборотов.

2. РЕШЕНИЕ СКВОЗНОЙ ЗАДАЧИ

2.1. Упрощения, принятые для сквозной задачи

Сквозная задача предусматривает последовательную разработку основных бюджетов предприятия, начиная от бюджета продаж и заканчивая бюджетом доходов и расходов. При этом примем следующие упрощения:

  • 1) планирование бюджетов будем производить только на первый квартал следующего года с разбивкой его по месяцам;
  • 2) считаем, что предприятие специализируется на выпуске продукции только одного вида, на производство которой затрачиваются материалы одного вида, таким образом, не будет необходимости вести аналитический учет по номенклатуре;
  • 3) вся выпускаемая продукция реализуется оптом покупателям;
  • 1) рассматривается только один сценарий планирования с именем «помесячный»;
  • 2) оставим без изменения План счетов бюджетирования , принятый в типовой конфигурации 1С:УПП (см. табл.1.1);
  • 3) в качестве налогов оставим только налог на прибыль со ставкой 40%.

2.2. Бюджет продаж

Планирование бюджетов обычно начинают с бюджета продаж. Это обусловлено тем, что реализация продукции является главным фактором, ограничивающим развитие производства. Для простоты предполагаем, что фирма специализируется на выпуске продукции одного вида.

Пример 1. Прогноз продаж на первый квартал следующего года задан в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Составить бюджет продаж.

Решение

  • 1. Ввод статьи оборотов

Мы введем новую статью оборотов Оптовая торговля . Для этого:

  • воспользуемся командой Бюджеты>Статьи оборотов по бюджетам;
  • с помощью кнопки Вставить или клавиши Ins добавим в справочник Статьи оборотов по бюджетам новый элемент;
  • планируя оптовую торговлю, следует вести как количественный, так и суммовой учет, поэтому в окне созданного элемента справочника Статьи оборотов по бюджетам на вкладке Основная включим флажки Учет по количеству, Учет по сумме ;
  • остальные флажки оставим отключенными, поскольку аналитический учет по номенклатуре и контрагентам не предусмотрен;
  • при реализации продукции покупателям должна автоматически записываться проводка:
  • Перейдем на вкладку Проводки и выберем в колонке Дебет счет 20711, в колонке Кредит - счет 600;
  • в колонках К-т для суммы, К-т для количества укажем, с какими коэффициентами записывается на счета бюджетирования данная проводка.

Замечание 1. При вводе каждой статьи оборотов следует обращать внимание на заполнение полей в колонках К-т для суммы, К-т для количества. Обычнов этих полях будем проставлять единицы.

2. Сценарий планирования

Под бюджетным периодом понимают временной интервал планирования, в нашем случае - это первый квартал следующего года. Система 1С: УПП позволяет рассматривать различные способы планирования:

циклический, в котором планы на очередной бюджетный период составляются в конце предыдущего бюджетного периода;

скользящий, обеспечивающий непрерывное планирование; так, например, при таком способе планирования вначале в декабре составляют бюджеты на первый квартал следующего года с разбивкой его по месяцам, в конце января составляют бюджеты на февраль- апрель, в конце февраля - на период с марта по май включительно и т.д.;

планирование способом «на интервал», в котором план составляется однократно на заданный бюджетный период.

С помощью команды Баланс>Сценарии планирования введем сценарий планирования, заполнив поля:

  • Наименование - помесячный,
  • Периодичность - месяц
  • Способ планирования - На интервал;
  • Валюта - руб.

3. Бюджет продаж

Введем в справочник Бюджеты новый элемент Бюджет продаж, состоящий из одной статьи Оптовая торговля . Для этого:

  • с помощью команды Бюджеты>Бюджеты откроем в справочнике Бюджеты идобавим в немновый элемент с именем Бюджет продаж .
  • в справочнике Бюджеты выделим элемент Бюджет продаж и с помощью кнопки Перейти выберем пункт меню Статьи бюджета . Добавим в список статей бюджета новую статью, в графе Статьи оборотов выберем статью Оптовая торговля. При этом графа Наименование заполнится автоматически. Знак1 означает, что эта статья входит в бюджет с коэффициентом +1.

4. Пакетный ввод бюджетных операций

Замечание 2 . Хотя ниже планирование производится на первый квартал 2012 г., при самостоятельном выполнении всех примеров целесообразно планировать бюджеты на будущее , т.е., если, например, текущий год - 2012, то следует составлять бюджеты на первый квартал 2013 г.

Нам необходимо ввести три бюджетные операции, имеющие ряд общих реквизитов, таких как: статья оборотов, валюта и т.д., поэтому воспользуемся обработкой. Для этого:

  • вызовем команду Бюджеты > Пакетный ввод бюджетных операций ;
  • выберем сценарий помесячный и перейдем вначале на вкладку Общие реквизиты бюджетных операций , на которой заполним следующие реквизиты: Статья оборотов - Оптовая торговля, Валюта операции - руб., Ответственный - Балаганов А., Состояние - подготовлен;
  • перейдем на вкладку Бюджетные операции изаполним данными о планируемых продажах в соответствии с табл. 2.1;
  • нажмем кнопку Выполнить , после чего результат наших действий отразится на вкладке Сформированные документы ;
  • на вкладке Сформированные документы нажмем кнопку Провести ;
  • с помощью команды Бюджеты>Бюджетная операция просмотрим список введенных операций.

Замечание 3. В результате примененияобработки Пакетный ввод бюджетных операций формируются бюджетные операции. Сама обработка не сохраняется в информационной базе, однако результат ее использования (записанные бюджетные операции) всегда можно увидеть в журнале Бюджетные операции .

  • 5. Отчет по Бюджету продаж

Для получения отчета по Бюджету продаж:

  • вызовем команду Бюджеты > Отчет по бюджету ;
  • нажмем кнопку Настройка ;
  • на вкладке Общие в колонке Представление включим флажок для реквизита Количество , в этом случае в отчете будут также представлены данные количественного учета;
  • на вкладке Группировки добавим группировку Период и в списке Развернуть по горизонтали выберем элемент Период ;
  • установим период с 01.01.12 по 31.03.12 и нажмем кнопку Сформировать .

Замечание 4 . Отчет по бюджету не сохраняется в информационной базе, однако с помощью кнопки Сохранить значения можно сохранить настройки отчета, после чего, благодаря наличию кнопки Восстановить значения, отчет легко восстанавливается.

2.3. Бюджет производства

Пример 2 . В соответствии с прогнозом продаж подготовлен план производства в первом квартале следующего года (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Составить бюджет производства.

Решение выполнить самостоятельно, следуя решению примера 1.

Указания:

1. Ввести статью оборотов Выпуск продукции , в которой должен вестись суммовой и количественный учет.

2. При выпуске продукции должна записываться проводка:

Дебет

Кредит

2034 Готовая продукция

20321 Основное производство

3. Создать Бюджет производства , состоящий из одной статьи Выпуск продукции.

4. С помощью команды Пакетный ввод бюджетных операций ввести предполагаемый план производства (табл. 2.2).

5. Подготовить отчет по Бюджету производства запервый квартал 2012 г.

Для автоматизации бюджетирования для сторонних работников: Рарус УКФ, БИТ Финанс, Инталев Корпоративные финансы и др.

«Бюджетирование 1С» - подсистемы, разработанные на основе программного продукта «1С 8» для финансового учета, в которые обычно входят контроль, финансовое планирование, учет и расходов на основе предприятия в целом, а также на уровне . С помощью данных модулей существует возможность проводить анализ фактических и прогнозируемых данных бюджетирования.

Внедрение «Бюджетирование в 1С 8»

Использование подсистем берет начало с анализа и оценки существующей финансовой системы отчетности. Сначала формируется список показателей отчетов. Почти во всех случаях используют 2 типа показателей: остаточные и оборотные. На базе списка остаточных показателей пользователи в информбазе формируют план счетов бюджетирования. В справочнике 1C под названием «Статьи оборотов» заполняется необходимый перечень оборотных показателей.

В ходе описания движений по оборотным счетам и статьям существует возможность использования значительного количества аналитических разрезов, которые доступны в подсистемах под названием «Бюджетирование 1С 8»:

Различного рода статьи оборотов;

Разнообразная номенклатура;

Контрагенты.

Важно сказать, что значение показателя может обладать количественным и суммовым выражением. Каждому из показателей существует возможность указывать источник в целях получения фактических данных. В названных программных продуктах фирмы «1С» содержится готовый список алгоритмов с целью заполнения источника данных бюджетирования. Также данный список пользователь имеет возможность дополнять по своему усмотрению.

Следующий этап - внесение финансовых отчетов в базу информационной системы. Справочник под названием «Бюджеты» содержит перечень введенных пользователем бюджетов. После этого в модуле с именем «Бюджетирование 1C» в справочниках «Счета бюджета» и «Статьи бюджета» для указанных бюджетов нужно ввести показатели. Чтобы получить данные о состоянии и структуре бюджета существует функция под названием «Отчет по бюджету».

Далее нужно заполнить справочник «Сценарии», который предназначен для описания видов и версий планов, а также для того, чтобы отличать плановую информацию от фактической. Эта система не имеет отдельных регистров для того, чтобы учесть фактическую и плановую информацию материального учета, существует только сценарий. С помощью последнего существует возможность указывать нужную валюту, степень детализации, периодичность и др.

Основные функции программного продукта «1C» позволяют:

Проводить экономические прогнозы;

Контролировать результаты работы предприятия;

Координировать работу всех подразделений организации;

Принимать необходимые решения по развитию компании.

Программный продукт имеет ряд инструментов, которые применяются с целью финансового планирования на предприятии, который соответствует универсальной модели бюджета. С помощью этих изменений в «1С 8.3» существует возможность реализовывать следующие функции бюджетирования:

Планирование движения материальных средств фирмы на определенный период по временным интервалам, контрагентам, проектам, подразделениях организации и др.;

Финансовое планирование по нескольким сценариям, которые отличаются между собой; формирование текущих бюджетов на основе стратегических бюджетов с поправкой по фактическому исполнению бюджета;

Отображение фактической деятельности предприятия в тех разрезах, в которых реализовывалось планирования;

Проведение контроля на соответствие заявок, поступивших на расходование материальных средств, в соответствии с планом работы на период;

Проведение финансового анализа;

Сопоставление отклонений плановых и фактических данных;

Проведение анализа по доступности материальных средств.

Бюджетирование в 1С открывает для пользователей широкие возможности в настройке получения отчетных данных. Первый пример созданного пользователем отчета называется «Отчет по бюджету». Структура последнего работником предприятия собирается с остатков бюджетирования и оборотов по статьям. Другой пример - это «Финансовый расчет», который в расчете показателей играет роль конструктора. Создавая состав строк этого отчета, пользователь программного продукта для этой строки выбирает вид показателя:

Источник фактических данных;

Расчет по другим строкам отчета. Также существует возможность указания формулы;

Оборот или остаток по данным подсистемы бюджетирования.

Чтобы отчеты в подсистеме под названием «Бюджетирование 1С» для российских пользователей сделать привычными, большинство расчетных данных содержат комментарии, которые описывают их экономический смысл. По итогам разного рода разделов отчета программный продукт выводит сжатые экспертные выводы.

Бюджетирование - это современный инструмент управления, направленный на построение на предприятии единой системы среднесрочного планирования, контроля и анализа затрат, доходов и финансовых результатов.

В результате бюджетирования составляется совокупность финансовых планов, согласованных между собой:

  • бюджет движения денежных средств (БДДС);
  • бюджет доходов и расходов (БДР);
  • прогнозный баланс;
  • оборотные бюджеты для отдельных подразделений и для отдельных видов деятельности предприятия.

Бюджеты могут составляться как на ближайшие месяцы (текущее или уточненное планирование), так и на более длительные периоды времени (стратегическое или укрупненное планирование).

Бюджетирование выполняет следующие функции:

  • экономический прогноз;
  • контроль результатов деятельности предприятия;
  • средство координации деятельности подразделений предприятия;
  • основа для принятия решений по развитию предприятия.

Подсистема бюджетирования в 1С:УПП включает функции финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов как на уровне предприятия в целом так и на уровне ЦФО. Данная подсистема позволяет анализировать как прогнозируемые, так и фактические данные бюджетирования.

Планирование в подсистеме "Бюджетирование" конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций. "Бюджетная операция " похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

Для группового ввода, когда бюджетные операции имеют несколько одинаковых параметров, используется обработка "Пакетный ввод бюджетных операций ". Для ускорения ввода бюджетных операций в документе "Установка зависимостей оборотов по статьям " можно указать каким образом сумма по зависимой статье зависит от влияющей. Тогда после ввода оборота влияющей статьи обороты по зависимой статье будут введены автоматически без использования дополнительной бюджетной операции. Документ "Расчет по модели бюджетирования " предназначен для автоматического формирования группы движений по статьям бюджетов на основании сложных расчетов и распределений, одновременно заменяя собой группу бюджетных операций. Обработка "Копирование данных бюджетирования " позволяет перенести данные планирования прошлых периодов в будущий либо без изменений, либо с указанным изменением. При этом переносятся как документы "Бюджетная операция", так и "Расчет по модели бюджетирования".

Данные подсистемы "Бюджетирование" хранятся в информационной базе в двух различных представлениях:

  • обороты по статьям бюджета (записываются в регистр накопления "Обороты бюджетов");
  • проводки по счетам плана счетов бюджетирования.

Все данные подсистемы формируются и хранятся в разрезе сценариев планирования . Сценарность планирования позволяет:

  • формировать и сравнивать варианты одних и тех же бюджетов (например, оптимистический и пессимистический);
  • формировать бюджеты на периоды времени разной продолжительности, от года до дня;
  • вести учет и анализ фактических данных при помощи механизмов бюджетирования.

Плановые данные в подсистеме могут формироваться в разрезе неограниченного количества сценариев. Фактические данные после трансляции их в подсистему хранятся без указания сценария. Именно хранение фактических данных в разрезе отдельного, пустого сценария позволяет анализировать их при помощи отчетов подсистемы "Бюджетирование".

Обороты бюджетов, как по плановым, так и по фактическим данным, могут храниться в разрезах:

  • статей оборотов;
  • проектов;
  • контрагентов;
  • номенклатуры.

Статья оборотов является обязательным аналитическим разрезом. Указание статьи оборотов обязательно как при формировании бюджетной операции, так и при трансляции фактических данных. Статьи оборотов определяются пользователями подсистемы бюджетирования и вносятся в справочник "Статьи оборотов по бюджетам ", относящийся к этой подсистеме.

ЦФО и проект являются необязательными аналитическими разрезами. ЦФО и проект рекомендуется по мере возможности указывать для каждой бюджетной операции, а также при трансляции всех фактических данных в подсистему бюджетирования. Но если такой возможности нет, бюджетная операция может быть задана без указания этих аналитик. ЦФО выбирается из справочника "Подразделения"; проект выбирается из справочника "Проекты". Оба эти справочника в равной мере относятся как к подсистеме бюджетирования, так и к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. Это значит, что справочники заполняются пользователями различных подсистем таким образом, чтобы обеспечить удобство ввода и сопоставимость данных бюджетирования и фактических данных.

Контрагент и номенклатура также являются необязательными аналитическими разрезами. Однако их рекомендуется указывать в оборотах только по определенным статьям. Это значит, что для каждой статьи оборотов определяется возможность разделения (учета) по контрагентам и номенклатуре. Контрагент и номенклатура выбираются из одноименных справочников. Эти справочники относятся к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. В подсистеме бюджетирования они используются, но как правило не заполняются.

Перечень аналитик, обязательность и возможность их указания определяется технологией формирования бюджета. В первую очередь разрабатывается структура бюджетов, т.е. перечень статей оборотов. Поэтому статья оборотов является обязательной аналитикой бюджетной операции.

Перечень видов субконто плана счетов бюджетирования совпадает с перечнем аналитик, определяемых для оборотов бюджета.

Для каждого счета плана счетов бюджетирования может быть указано до трех субконто. Выбор субконто для каждого из счетов полностью определяется пользователями подсистемы.

Таким образом, подход к определению аналитик проводок бюджетирования более гибкий, чем к определению аналитик оборотов бюджета. Такой подход объясняется тем, что проводки по плану счетов бюджетирования, как правило, формируются не самостоятельно, а автоматически, в момент формирования оборотов по бюджету. При этом значения субконто по счетам, участвующим в проводке, заполняются также автоматически теми аналитиками, которые указаны в бюджетной операции (при трансляции фактических данных).

Это значит, что для счета плана счетов бюджетирования целесообразно задавать аналитику либо совпадающую с аналитикой статей оборотов, в шаблонах которых указан счет, либо менее подробную. При указании для плана счетов аналитик, которые заведомо не будут указаны в обороте по бюджету, соответствующие субконто в проводке не будут заполнены. Таким образом, жесткий контроль за перечнем субконто счета не имеет смысла.

В подсистеме бюджетирования предусмотрен контроль оборотов по статьям бюджета . Контролируемые значения бывают 2-х типов - ограничивающие и целевые. При установленных целевых показателях система проинформирует пользователя об их достижении. При установке ограничивающих показателей система призвана проверять превышение лимитов, установленных для статей бюджета. Например, таким образом реализована система контроля оборота денежных средств. Если при проведении заявки на расходование денежных средств происходит превышение суммарных оборотов по установленным значениям аналитики, то выводится соответствующее сообщение и процедура проведения блокируется. Установка контролируемых значений проводится документом "Контролируемые значения по бюджетам ". Документ может регистрировать как непосредственные значения показателей, так допустимые отклонения от величин показателей. Для анализа ситуации по контролируемым показателям предназначен отчет "Контролируемые значения по статьям оборотов ".

Для план-фактного анализа исполнения бюджетов недостаточно отражения свершившихся хозяйственных операций в подсистемах учета фактических данных. Фактические данные должны быть отражены также в подсистеме "Бюджетирование", для них должны быть определены обязательные, а в случае необходимости и необязательные аналитики бюджетирования. Учет фактических данных в подсистеме "Бюджетирование" всегда ведется в рамках пустого сценария. К обязательным аналитикам фактических данных относятся статья оборотов, период, а также для статей оборотов, по которым ведется суммовой учет, - валюта.

Для данных финансового планирования периодичность определяется сценарием. Для фактических данных сценарий не указывается. Фактические данные могут быть сопоставлены с данными бюджета, сформированными в рамках сценария любой периодичности, поэтому для фактических данных в подсистеме бюджетирования поддерживается минимальная из возможных для сценариев периодичность - день.

Фактические данные вносятся в подсистему при помощи документа "Учет фактических данных по бюджетам ". Этот документ может быть заполнен вручную данными, полученными из отчетов учетных подсистем. Однако штатным режимом является автоматическое заполнение документа. Для возможности автоматического заполнения оборотов по статье бюджета необходимо задать для этой статьи источники для получения фактических данных. Такие источники настраиваются по разделам учета, к которым относятся транслируемые в подсистему данные. При настройке источника следует определить необязательные измерения бюджетирования, в разрезе которых должны транслироваться фактические данные, и настроить связь с этими измерениями бюджетирования. Независимо от границ отбора данных, установленных для источника, обороты фактических данных будут формироваться за тот период, который указан в документе "Учет фактических данных по бюджету". Такой расчет фактических данных позволяет использовать один и тот же источник для расчета плановых и фактических данных подсистемы бюджетирования.

При проведении документа формируются обороты по статьям и аналитикам бюджетирования, указанным в документе, и проводки по счетам плана счетов бюджетирования, соответствующие сформированным оборотам. Счета по дебету и кредиту проводок определяются шаблонами, заданными для статей оборотов; субконто определяются аналитиками сформированных оборотов бюджета.

Обороты по зависимым статьям при проведении документа не формируются. Для учета фактических данных в подсистему следует транслировать данные по всем статьям оборотов.

Подсистема "Бюджетирование" позволяет формировать неограниченное количество бюджетов на любые периоды. Все бюджеты, независимо от вида бюджета, формируются по одинаковым принципам:

  • Автоматизированный расчет по предварительно настроенным источникам данных. В качестве источников данных могут выступать все без исключения регистры системы, обороты по любому из планов счетов (бухгалтерский, налоговый, МСФО, бюджетирования).
  • Ручной ввод бюджетных операций.
  • Комбинированное заполнение. Например, суммы бюджета по некоторым статьям рассчитываются, а по некоторым вводятся вручную; или сумма по статье бюджета вносится вручную и автоматически распределяются по ЦФО или проектам.
  • Автоматическое формирование бюджетных операций по зависимым статьям бюджета при ручном или автоматизированном формировании оборотов по влияющим статьям.

С помощью подсистемы "Бюджетирования" возможно проводить управленческий и финансовый анализ данных бюджета и фактических данных при помощи одних и тех же отчетов. Анализ данных бюджета возможен сразу же после формирования бюджета.

Система 1С:УПП дает пользователю широкие возможности настройки получения отчетных данных. Примером отчета, конструируемого пользователем может служить "Отчет по бюджету ", структура которого собирается пользователем из остатков по счетам бюджетирования и оборотов по статьям. Другой пример - "Финансовый расчет ", который является конструктором расчета показателей. Формируя состав строк отчета пользователь сам выбирает вид показателя для этой строки: остаток или оборот по данным подсистемы бюджетирования, источник фактических данных или расчет по другим строкам отчета (можно указать формулу).

Правильно организованная система бюджетирования дает ответ на вопрос "как достичь поставленных целей предприятия, опираясь на контролируемые показатели". Выбрав в качестве системы автоматизации расчёта бюджетов подсистему бюджетирования в "1С:Управлении производственным предприятием 1.3", можно с уверенностью сказать, что она позволит планировать деятельность предприятия, рассчитывать, достигаются ли цели предприятия при тех или иных плановых показателях, автоматически отслеживать выполняются ли планы и при необходимости их оперативно корректировать. Это позволит руководителю даже в период экономического кризиса добиваться стратегических целей в финансовой политике компании.